Konsulten ska genomföra en omfattande översyn av den nuvarande licenshanteringsprocess för Microsoft 365 på ICA, förtydliga flödet, identifiera förbättringsområden och ge rekommendationer och plan för att optimera arbetssätt och licenshanteringen framåt.

Uppdragets omfattning

Omfattningen av uppdraget är 100 %
under perioden 2024-12-01 - 2025-05-31

Mål/omfattning:

  1. Analysera nuvarande licenshanteringsprocess för Microsoft 365 på ICA. 

    • Inventera nuläget med berörda team för att förstå nuvarande process, utmaningar och behov (Ex&Cs, Tech Delivery, Controlling, Inköp, SAM, Säkerhet/IAM, Retail Solutions)

    • Analysera nuvarande licenskostnader och användningsmönster

  2. Mappa upp flödet, identifiera ineffektiviteter och kostnadsdrivande faktorer:

    • Processen från tilldelning till off-boarding 

    • Inkludera behovsinsamling i processen

    • Inkludera avtal och inköp i processen

    • Inkludera prognos, fakturahantering, kostnadsfördelning och uppföljning

    • Inkludera ”städning av licenser” och annat för att kostnadsoptimera

    • Utvärdera nuvarande verktyg och stöd för ovan

  3. Ge rekommendationer:

    • För att förbättra och optimera licenshanteringen. 

Ta gärna in ”best-practice” utifrån Microsoft som leverantör

 

Leverabler:

  1. En detaljerad rapport som beskriver ovan delar.

  2. En implementeringsplan för de föreslagna förbättringarna.

  3. Presentation av resultaten för uppdragsgivare och sponsorer

Frågeställningar att ta med:

  • Hur kan vi förflytta dialogerna från enskilda licenser eller paket till att prata mer utifrån användarnas behov och användarvänligheten/effektiviteten i det användaren utför?

  • Hur hittar vi en process för att tydligare föra dialog med användargrupperna på ICA utifrån deras behov kopplat till Microsoft 365-plattformen/applikationerna?​

  • Hur kan vi skapa automatisering genom hela flödet​?

  • Hur kan vi rätta till processer så att vi inte sitter med överkapacitet i onödan, samtidigt som vi har en rimlig buffert​?

  • Hur kan vi tydliggöra ansvarsfördelning för inblandade roller som är involverade i processerna?

  • Hur får vi bättre kostnadskontroll och enklare uppföljning av kostnader​?

Kvalifikationer:

  • Erfarenhet av licenshantering för Microsoft 365 och stor förståelse kring Microsofts licensmodell

  • Stark analytisk förmåga och erfarenhet av processoptimering.

  • God kommunikationsförmåga och erfarenhet av att arbeta med olika intressenter.

  • God förståelse för kostnader kopplat till olika prismodeller och hur dessa kostnader på ett förvaltningsmässigt sätt kan allokeras ut i verksamheten

Svara med CV + önskat pris + Motivering